Kakšen je postopek prejema in obravnave notranje prijave?

Prijavitelj poda notranjo prijavo:

• na elektronski naslov zaupnika,
• po pošti na naslov Univerza v Mariboru, Slomškov trg 15, 2000 Maribor, s pripisom »ZA ZAUPNIKA ZA PRIJAVO KRŠITEV PREDPISOV – NE ODPIRAJ!«,
• po telefonu na telefonsko številko zaupnika v času uradnih ur ali
• osebno pri zaupniku po predhodnem naročilu po telefonu ali elektronski pošti.

Prijavitelj poda prijavo iz prve ali druge alineje prejšnjega odstavka (pisna prijava) na obrazcu, ki je objavljen na spletni strani Univerze v Mariboru. Če prijavitelj poda prijavo iz tretje ali četrte alineje prejšnjega odstavka (ustna prijava), zaupnik to evidentira z natančnim zapisom njene vsebine. Zaupnik prijavitelju omogoči, da preveri, popravi in s podpisom potrdi zapis ustne prijave, če to želi in če v primeru prijave, podane po telefonu, opredeli, kam naj se zapis ustne prijave pošlje. Ustna prijava se lahko po predhodnem obvestilu s soglasjem prijavitelja tudi posname. Zaupnik v treh dneh od dneva podaje prijave izdela natančen zapis ustne prijave in ga prijavitelju pošlje v pregled in podpis, če ta to želi in če opredeli, kam naj se pošlje, posnetek pogovora pa nepovratno izbriše.

Zaupnik po prejemu prijave to evidentira v skladu z ZZPri in Navodilom ter preizkusi, ali so izpolnjeni naslednji pogoji za njeno obravnavo:

1. da jo je podala fizična oseba;
2. da se nanaša na informacije o kršitvi predpisov, ki veljajo v Republiki Sloveniji, in jih je prijavitelj pridobil v svojem delovnem okolju;
3. da prijavljene informacije o kršitvah niso očitno neresnične;
4. da jo je prijavitelj podal pred potekom dveh let po prenehanju kršitve.

Zaupnik prijave ne obravnava, če niso izpolnjeni pogoji za njeno obravnavo ali če presodi, da obravnava ne bi bila smotrna, ker kršitev ni imela posledic, ker posledic ni več ali so neznatne.

Zaupnik v sedmih dneh od njenega prejema preizkusi prijavo in če so izpolnjeni pogoji za njeno obravnavo, prijavitelju izda potrdilo o sprejemu prijave, ki vključuje datum in čas prejema. Če zaupnik ugotovi, da pogoji za obravnavo prijave niso izpolnjeni, prijavitelja seznani z razlogi, zaradi katerih prijave ne bo obravnaval. Če zaupnik ugotovi, da pogoji za obravnavo prijave niso izpolnjeni, lahko kljub temu na lastno pobudo ukrene, kar meni, da je potrebno za odpravo kršitve, če tako presodi zaradi teže posledic kršitve. Pri tem varuje identiteto prijavitelja v skladu z ZZPri in Navodilom.

Če je prijavitelj anonimen, mu zaupnik izda potrdilo o sprejemu prijave oziroma ga seznani z razlogi, zaradi katerih prijave ne bo obravnaval, če je prijavitelj opredelil, kam naj se pošlje potrdilo o sprejemu prijave oziroma seznanitev z razlogi, zaradi katerih prijava ne bo obravnavana.

Če je že ob prejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku z notranjo prijavo, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek.

Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik praviloma obravnava prijave po vrstnem redu prejema. Zaupnik lahko obravnava prijavo prednostno, če presodi, da je prednostna obravnava glede na težo posledice kršitve utemeljena.

Zaupnik zlasti od prijavitelja in osebe, na katero se prijava nanaša, pridobi informacije, ki so potrebne za obravnavo prijave ter za oblikovanje predlogov ukrepov za prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve ali preprečevanje prihodnje kršitve. Zaupnik lahko opravi neformalni individualni razgovor s prijaviteljem in osebo, na katero se prijava nanaša, lahko pa tudi z drugimi osebami, če oceni, da je to potrebno.

Na podlagi zbranih informacij zaupnik ugotovi, katera oseba ali notranja organizacijska enota je pristojna za odpravo kršitve. Če je sam pristojen za odpravo kršitve, ukrene, kar je potrebno za odpravo kršitve. Če zaupnik za odpravo kršitve ni pristojen, s prijavo in predlogi ukrepov seznani osebe ali notranje organizacijske enote, ki so odgovorne za odpravo kršitve.

Zaupnik konča obravnavo prijave v treh mesecih od njenega prejema s poročilom, v katerem navede, ali in iz katerih razlogov je prijava neutemeljena. Če je prijava utemeljena, v poročilu navede zlasti predlagane in izvedene ukrepe za prenehanje kršitve, odpravo posledic kršitve ali preprečevanje prihodnje kršitve, svoje ugotovitve o uspešnosti izvedbe predlaganih ukrepov ter morebitne predlagane in izvedene ukrepe za zaščito prijavitelja.

Zaupnik ob upoštevanju zaščite identitete prijavitelja z ugotovitvami iz poročila seznani vodstvo Univerze v Mariboru. Zaupnik ob koncu obravnave prijave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema prijave, prijavitelja obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih, izidu postopka oziroma o stanju postopka z notranjo prijavo, če postopki za odpravo kršitev po treh mesecih še niso končani. Ustno obvestilo se evidentira z zaznamkom v evidenci prijav. Zaupnik obvesti prijavitelja tudi v primeru anonimne prijave, če je prijavitelj opredelil, kam naj se pošlje obvestilo.

V postopku z notranjo prijavo se določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek, ne uporabljajo.