Pravna podlaga

Na Univerzi v Mariboru dosledno upoštevamo in sledimo vsem ključnim načelom varstva osebnih podatkov. Osebne podatke posameznikov obdelujemo zakonito, pošteno in na pregleden način. Za vsako obdelavo osebnih podatkov imamo konkreten pravni temelj, ki je ustrezno evidentiran v evidenci dejavnosti obdelave (EDO) osebnih podatkov. Obdelujejo se samo tisti osebni podatki, brez katerih ni mogoče razumno doseči namena obdelave. Osebne podatke  hranimo le toliko časa, kolikor je to nujno potrebno glede na namen in pravno podlago obdelave. Dosledno skrbimo za točnost podatkov, ki jih obdelujemo, ter podatke obdelujemo na način, ki zagotavlja njihovo ustrezno varnost, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo in pred izgubo, uničenjem ali poškodbo.

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov sta odvisna od konkretnega primera obdelave. Univerza v Mariboru osebne podatke obdeluje na podlagi enega izmed naslednjih pravnih temeljev:

Privolitev v obdelavo osebnih podatkov

Na Univerzi v Mariboru določene osebne podatke obdelujemo, če posameznik v to izrecno privoli. Privolitev posameznika je vsaka prostovoljna, izrecna, informirana in nedvoumna izjava volje, s katero posameznik z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazi soglasje za obdelavo osebnih podatkov. Na podlagi privolitve obdelujemo denimo osebne podatke  posameznikov, ki se prostovoljno prijavijo na izobraževanja in izpopolnjevanja Univerze v Mariboru.

Pogodbena obdelava

Univerza v Mariboru določene osebne podatke obdeluje na podlagi pogodbe, in sicer kadar je obdelava potrebna za izvajanje konkretnega pogodbenega razmerja ali za izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe. Identifikacijski in kontaktni podatki (osebno ime, telefonska številka, naslov stalnega prebivališča itn.) se obdelujejo na primer za sklenitev in nadaljnje izvajanje pogodbe o izobraževanju ob vpisu na redni ali izredni študij.

Zakonska obveznost upravljavca podatkov

Določeni osebni podatki se na Univerzi v Mariboru obdelujejo, ko obdelavo osebnih podatkov omogoča oziroma celo nalaga zakon. Gre za primere, ko so z zakonom določene vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi, lahko pa tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave. Tako se na primer na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) in Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dopol.) vodijo evidence z osebnimi podatki zaposlenih na Univerzi v Mariboru.

Življenjski interesi

Obdelava osebnih podatkov je zakonita, kadar je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se podatki nanašajo, ali življenjskih interesov druge fizične osebe. Ta pravni temelj se lahko uporabi le izjemoma, če je obdelava na ta način nujna, na primer zaradi reševanja življenja posameznika.

Javni interes

Univerza v Mariboru določene osebne podatke obdeluje, če je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti. Gre za primere obdelav, ki so nujne za izvedbo določene naloge v javnem interesu oziroma izvajanje oblasti, dodeljene Univerzi v Mariboru, ter so z zakonom določene vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi, lahko pa tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave. Izjemoma se lahko na tej podlagi obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Za opravljanje nalog v javnem interesu se obdelujejo denimo osebni podatki posameznikov pri izvedbi zakonsko določenih volitev v organe Univerze v Mariboru in njenih članic.

Zakoniti interes

Obdelava osebnih podatkov je zakonita, kadar je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. Ta pravna podlaga se lahko uporabi na primer zaradi varovanja premoženja, preprečevanja goljufij itn.